1、单击“工具”菜单>定义>用户变量，打开定义用户变量工具。
2、用户变量表以矩阵式排列，纵坐标显示了所有定义的用户变量，横坐标显示用户代码及其名称，在纵横坐标的交集处，可定义该变量赋予该用户的变量值。
3、用户变量表打开后默认显示根结点的用户，如果要看到所有用户，则需要展开用户树，此时，用户变量表将自动展开所有用户。
4、在用户变量窗口单击右键，将弹出浮动菜单，单击“增加新变量”，将弹出“增加新变量”对话框，在对话框中输入变量名称和变量代码，变量名称是用户自己定义的，可以是中文或英文，变量代码也是用户自己定义的，用英文和数字组成。变量初值，是指变量所要代表的值，可以在以后设置。
5、完成定义后，单击“确定”。此时在用户变量表中将自动增加一行，该行就是新增加的用户变量。
6、选择一个用户所对的列，单击鼠标右键，选择“编辑变量值”，在弹出的对话框中输入该用户的用户变量值。
7、单击“确定”后，所选用户的用户变量值将自动添加到该行。
8、同样的方法，为每个用户定义一个用户变量值。
9、同样的方法，定义一个新的用户变量如下图所示。
在这个例子中，我们定义了两个用户变量，“Username”变量，用来代表用户自己；“部门”变量，用来代表用户所在部门。
